Importancia del depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil – Proceso Sancionador
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía, ha iniciado una campaña de apertura de expedientes sancionadores a sociedades que no han cumplido con la obligación de depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
Es importante destacar que tal y como establece el artículo 371 del Reglamento del Registro Mercantil, al finalizar cada año, los Registradores Mercantiles deben remitir a la Dirección General de los Registradores y del Notariado y ésta, a su vez, los remite al ICAC, relación alfabética de las sociedades que no hayan cumplido de forma adecuada con la obligación de depositar las cuentas anuales, por la incoación del correspondiente expediente sancionador. Por tanto, el ICAC tiene conocimiento cada año de las sociedades que no han efectuado el depósito.
Hasta la fecha, era inusual la práctica de este tipo de sanciones por parte del ICAC y la principal consecuencia de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil era la posible derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la sociedad de los socios o terceras personas que pudieran reclamar por los daños causados por este hecho.
La normativa afecto a esta casuística y se debe a los siguientes puntos regulados todos ellos en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, que detallamos a continuación:
Plazo de presentación regulado por el artículo 279.1 de la LSC:
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, por su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas anuales consolidadas, a las que se adjuntará un ejemplar de cada uno de ellos. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, en caso de ser obligatorio y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditarse por una disposición legal o ésta se haya acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se haya inscrito el nombramiento del auditor en el Registro Mercantil.”
El incumplimiento por no depositar las Cuentas dará lugar a otras consecuencias, reguladas en el artículo 282.1 de la LSC:
“El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a los que se refiere este capítulo supondrá que no se inscriba en el Registro Mercantil ningún documento referente a la sociedad, mientras persista ‘incumplimiento.” En el apartado 2 del mismo artículo se relacionan algunas salvedades.
Las sanciones se regulan en el artículo 283 de la LSC:
“1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, dará también lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
2.La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas de activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos en el último ejercicio declarado a la Administración Tributaria. Estos datos tendrán que ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considera a efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de tales datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará en el Registro Mercantil correspondiente.
3.En el supuesto de que los documentos a los que se refiere este capítulo hubieran sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
4. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.”
El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de auditoría de cuentas, establece dos novedades:
a) se encomienda la gestión de decisión sobre los expedientes sancionadores a los registradores mercantiles.
b) en segundo lugar, establece los criterios para determinar el importe de la sanción y que son:
- La sanción será del 0,5 ‰ del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 ‰ de la cifra de ventas de la entidad de la última declaración a la Administración Tributaria, el original de la cual debe ser presentado.
- Con carácter subsidiario, si no se aporta la declaración tributaria requerida, la sanción se cuantifica en el 2% del capital social según los datos inscritos en el Registro Mercantil.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria, y la sanción resultante de aplicar dichos porcentajes a la suma de las partidas del activo y en las ventas fuera mayor que el 2% del capital, se aplicaría esta última reducida en un 10% – supondremos que por tener en cuenta que se ha cumplido con el deber de aportar los datos-.
El procedimiento de sanción, se sigue conforme a los preceptos de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Desde que el ICAC notifica la incoación del expediente sancionador se da un plazo para efectuar alegaciones de 15 días a la sociedad que no ha presentado las cuentas en el Registro Mercantil dentro de los plazos legalmente establecidos. Una vez transcurrido este espacio de tiempo, la Administración cuenta con un plazo de seis meses desde la fecha de acuerdo de incoación para resolverlo e imponer la multa correspondiente. De no resolverse el expediente en este plazo, la normativa establece que caducaría el expediente, a menos que se hayan producido las suspensiones e interrupciones en el cómputo del plazo en aquellos casos que prevé la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que es de aplicación al caso.
Asimismo, queremos destacar el apartado 5 del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, en el que se establece que no procederá al cierre del Registro cuando las cuentas no se hayan depositado por no estar aprobadas por la Junta General, siempre que “se acredite esta circunstancia mediante certificado del órgano de administración con firmas legitimadas o copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales”. Cada seis meses, la sociedad deberá reiterar la subsistencia de la falta de aprobación a través de certificaciones y/o actas que se inscribirán y publicarán en el BORME.
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