Inicio de la campaña de sanciones por no depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil

Según se establece en el artículo 279.1 de la LSC, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, por su depósito en el Registro Mercantil las cuentas anuales junto con el informe de auditoría (en caso de ser obligatoria).

Hasta hace poco, era inusual la práctica de este tipo de sanciones por parte del ICAC y la principal consecuencia de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil era la posible derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la sociedad de los socios o terceras personas que pudieran reclamar por los daños causados por este hecho, así como el cierre registral en el RM. 

El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de Auditoría, contemplaba ya una serie de sanciones para aquellas entidades que, estando obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, no lo hagan en los tiempos previstos en la Ley de sociedades de Capital. No obstante, hasta la fecha, era inusual la práctica de este tipo de sanciones por parte del ICAC y la principal consecuencia de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil era la posible derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la sociedad de los socios o terceras personas que pudieran reclamar por los daños causados por este hecho.

No obstante, este año 2024 muchas sociedades que no habían cumplido con dicho requerimiento han empezado a recibir comunicaciones de expedientes sancionadores, por lo que el ICAC ya ha puesto en marcha su maquinaria para poner coto a los incumplimientos de depósito de cuentas anuales. El procedimiento para ello queda determinado en el artículo 371 del Reglamento del Registro Mercantil, en el que se establece que, al finalizar cada año, los Registradores Mercantiles deben remitir a la Dirección General de los Registradores y del Notariado y ésta, a su vez, los remite al ICAC, relación de las sociedades que no hayan cumplido de forma adecuada con la obligación de depositar las cuentas anuales, para la incoación del correspondiente expediente sancionador. Por tanto, el ICAC tiene conocimiento cada año de las sociedades que no han efectuado el depósito.

Cuantificación de las Sanciones

Las sanciones se regulan en el artículo 283 de la LSC y se establece que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas anuales, dentro del plazo establecido, dará también lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe mínimo de 1.200 y máximo de 60.000 euros por el ICAC. No obstante, cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas de activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos en el último ejercicio declarado a la Administración Tributaria. Estos datos tendrán que ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considera a efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de tales datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará en el Registro Mercantil correspondiente.

Concretamente, la sanción será:

• del 0,5% del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 ‰ de la cifra de ventas de la entidad de la última declaración a la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento. 
• Con carácter subsidiario, si no se aporta la declaración tributaria requerida, la sanción se cuantifica en el 2% del capital social según los datos inscritos en el Registro Mercantil.

En caso de que se aporte la declaración tributaria, y la sanción resultante de aplicar dichos porcentajes a la suma de las partidas del activo y en las ventas fuera mayor que el 2% del capital, se aplicaría esta última reducida en un 10% – supondremos que por tener en cuenta que se ha cumplido con el deber de aportar los datos-.

En el supuesto de que los documentos a los que se refiere este capítulo hubieran sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Cabe resaltar que las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.

Durante el inicio del año 2024, muchas sociedades que no habían depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil han recibido del ICAC notificaciones de incoación de expediente sancionador en las que les solicita los dados que constan en la última declaración del Impuesto sobre sociedades para obtener la información del total activo y cifra de ventas, para determinar la sanción a aplicar. En caso de que la sociedad no suministre dichos datos, se determina la multa en función del 2% de la cifra del capital social. Si la Sociedad suministra los datos y por tanto aplicara el criterio general (% sobre activo y cifra de negocio) si el importe de la sanción fuera superior a la que resultaría de aplicar el criterio subsidiario (capital social), se determina la sanción conforme a este último criterio (capital social) reducido en un 10%.

Reducciones de la Sanción

La Sanción puede reducirse en un 20%, previa declaración voluntaria de la Sociedad del reconocimiento de la responsabilidad imputada. 

Adicionalmente puede reducirse en otro 20% adicional, si se procede al pago voluntario de la multa por la sociedad en cualquier momento anterior a la resolución. 

Ambas bonificaciones pueden ser acumulables y su efectividad está condicionada al desistimiento o renuncia de cualquier acción de recurso en vía administrativa contra la sanción. 

Otros efectos de no depositar cuentas anuales

Adicionalmente, cabe indicar que el incumplimiento por no depositar las Cuentas da lugar a otras consecuencias, reguladas en el artículo 282.1 de la LSC: “El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a los que se refiere este capítulo supondrá que no se inscriba en el Registro Mercantil ningún documento referente a la sociedad, mientras persista dicho incumplimiento. En el apartado 2 del mismo artículo se relacionan algunas salvedades.  Asimismo, queremos destacar el apartado 5 del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, en el que se establece que no procederá al cierre del Registro cuando las cuentas no se hayan depositado por no estar aprobadas por la Junta General, siempre que “se acredite esta circunstancia mediante certificado del órgano de administración con firmas legitimadas o copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales”. Cada seis meses, la sociedad deberá reiterar la subsistencia de la falta de aprobación a través de certificaciones y/o actas que se inscribirán y publicarán en el BORME.

Como conclusión, se prevé que en los próximos años se incremente el control y se establezca como recurrente las imposiciones de sanciones por falta de depósito, haciendo más efectivo el régimen sancionador previsto en el art.283 de la ley de Sociedades de Capital, por lo que recomendamos se presenten las cuentas anuales en el registro mercantil, dentro del plazo que se establece en el art.279 de la ley de Sociedades de Capital.